办公室工作失误例析

盐城办

江苏省盐城市政府办公室曾经开展了为期三个多月的“找失误”活动，并把典型事例汇编成册，以便大家举一反三、引以为鉴，有效促进了办文、办会、办事水平的提高。

【案例1】迟报的重要信息变为失实信息

2011年7月初，市直部门向我们报送了一条反映生猪价格高位继续上涨的调研信息。我一看便认为这是一条值得上报的信息，因为2011年以来上级领导对大米、猪肉等重要食品的价格变动情况高度关注，而我们盐城又是全国生猪大市，生猪价格变动情况很有代表性。当时，我手头正在处理一件急事，加上这条调研信息篇幅很长，条理又有点儿乱，编辑加工需要较长时间，就准备隔天再处理。但接下来的几天都忙于其他事情，未能及时编辑报送这条信息，结果一直拖到四天后才报出。报的时候既没有重新核实情况，也没有报请领导审签，就以《盐城市反映生猪价格高位继续上涨》为题直接报了上去。省信息处的同志看了这条信息后很感兴趣，立即呈送办公厅分管领导审签，准备报有关省领导参阅，并上报国办。办公厅分管领导在审签这条信息时，对承办的同志说：“再请盐城的有关同志核实一下，据我所知，我省有的地方生猪价格已经出现高位回落迹象。”核实的结果是我们盐城的生猪价格果然也于一天前“掉头”回落了。证实这一情况后，我立即与省信息处联系，并主动作了检讨。好在由于省里把关，没有造成严重后果，不然将失实的信息报给省领导甚至国务院领导，就被动了，这个教训是非常深刻的。

言当其时，一字千金；言过其时，一文不值。信息工作更是如此。经过深刻反省，我意识到信息处理必须分秒必争，报送信息前一定要对信息反映的有关情况进行认真核实，坚持领导审签制度，夯实自己的文字功底，确保信息处理工作又好又快。

【案例2】33座的车安排了34个人

一次，根据市领导和办公室领导安排，我负责全市沿海重大产业项目推进观摩现场工作会议的车辆调度工作。当时我们一共调了三辆车，有33座的1号车安排给市四套班子领导、秘书长和各县（市、区）委书记乘坐，有45座的2、3号车安排给各县（市、区）政府领导和市直有关部门领导乘坐。由于当时事情较多，我就让市沿海办做好车辆乘坐安排的编排工作，同时再三叮嘱有关同志，1号车考虑到书记、市长一人两座，方便领导工作和上下车，只能安排31人。事后，我一直觉得自己交代得很清楚，加上沿海办也经常组织类似活动，应该不会有什么差错，所以就没有再过问这件事情，把重心放到现场查看工作中。晚上到宾馆报到时，我看到会议手册“观摩乘车安排”时才发现乘车编排出现了失误，1号车安排了34人，不用说书记、市长一人两座，就是一人一座还会有一个人没有座。发现这个情况后，我准备与两位秘书长打个招呼，请他们乘坐2号车，以解燃眉之急。好在活动报到期间，有两位市领导和一位秘书长因公不能参加这次观摩活动，这样1号车实际乘坐还是31人，没有造成什么影响。

发生这件事以后，我一再提醒自己在会议服务过程中，不管事情大小，必须做到有交代、有对接、有检查，把失误消除在萌芽状态，同时也要尽可能考虑一些应急预案，千万不能因细节失误而影响大局。

【案例3】会议室安排时间提前却延误了会议召开

几年前的一天，电子政务中心决定召开工作会议。根据领导要求，我负责安排会议室等事宜。接到任务后，我就开始着手与负责大楼物业的工作人员联系沟通，申请使用会议室。由于当时会议时间还没有完全定下来，为防止六楼西会议室被安排他用，我就把会议大概时间告知物业工作人员，拟安排在下午2：40，如果时间有变，再电话联系。后来，领导通知下午3：00开会，我认为2：40和3：00相差不大，还可以提前打开会议室门，就没再把会议确切时间告知大楼物业工作人员。下午3：00，会议室门紧锁，大家都等在会议室门口。我赶紧与大楼物业人员联系，并询问会议室的门怎么没有提前打开。原来对方2：30就打开了会议室门，但2：50时发现会议室一个人也没有，还以为会议已经结束或取消了，就把会议室门锁了。这样，会议室安排时间提前了20分钟却让会议延误了近10分钟。

通过这件事我总结，防止会议安排出现差错，一要加强沟通，详细告知有关工作人员会议时间、地点、人数和其他服务需求，并随时与工作人员保持沟通联系；二要做好会前检查工作，会前对有关会务安排事项进行一次全面检查落实，包括座位数、席卡摆放和话筒是否正常等，都要逐一细致查看，防止出现纰漏；三要加大工作跟踪力度，及时了解和跟踪事情开展情况，确保各项工作落到实处。

【案例4】会议通知中的两个“陈市长”

某年10月，市长召集有关负责同志召开办公会议，请分管农业农村工作的陈副市长和相关部门人员参加。秘书长写了一张会议出席人员名单给我，让我通知相关领导和部门人员出席会议。我很快就安排了会议室，并按照秘书长规定的时间和要求，通知了相关领导和部门人员参加会议，并及时向秘书长汇报了会议通知情况和人员出席情况。秘书长听完我的汇报，说出问题了。原来秘书长在书面通知上写的是“陈市长”，我一看就通知了负责市政府常务工作的陈副市长参加会议，没有通知分管农业农村工作的陈副市长。秘书长说还有办法补救，负责市政府常务工作的陈副市长参加这个会议更有利于事情的贯彻落实，马上通知分管农业农村工作的陈副市长，请两位“陈市长”同时参加会议。最终在秘书长的安排下，问题得到了妥善解决。

通过认真分析这件事，我认为在今后的工作中应把握好三个方面：一是全面了解和掌握市委、市政府各项重点工作和分管领导等相关情况；二是遇到不清楚的情况时，要向领导多请示、多汇报；三是养成严谨细致的工作作风，避免差错的发生。

【案例5】外事活动中英文会标出了错

某年年底，滨海县规划展览馆内一场对于滨海港发展具有非凡意义的洽谈会即将举行。当时我在滨海工作，是洽谈会的会务人员。站在我旁边的一位同事悄悄跟我说，会标中“公司”对应的英文翻译错了，“corperation”应该为“corporation”。一开始我不相信，因为所有的译文都请英语专业的老师校对过，由于自己对这个单词记得也不牢，赶紧查了一下英汉词典，发现果然错了。我立刻意识到问题的严重性，因为所有的横幅、站牌，包括花了很大精力制作的接待手册无一例外都存在这个错误。离会议开始只有不到半个小时，重新制作肯定来不及，只能想办法弥补。最后不得不将错误单词中字母“e”中间的一小部分裁剪下来，马马虎虎拼成了字母“o”；规划展览馆门口的站牌因为材质问题改不了，只好派人站在站牌前拿着相机假装拍照把那个错误的地方挡住；县城另一个会场里的横幅、站牌则全部重新制作。还好，整个洽谈过程进行得很顺利，直到来宾离开的那一刻我悬着的心才算放了下来。

造成失误的主要原因，一是态度不够端正，主观上认为所有的译文都出自英语老师之手，肯定不会有问题，没有认真审核；二是考虑问题不够周全，没有认真排查可能出现问题的地方、制定相应的解决方案。从这次失误中我认识到：工作要细心，避免问题的出现；工作要用心，主动思考做好工作的方法。

（摘自《秘书工作》）